Elektronische Rechnungen erstellen – so funktionierts

Überwiegend werden Rechnungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie von Selbstständigen und Freiberuflern nach wie vor in Papierform erstellt und verschickt – sowohl an private Kunden als auch an andere Firmen. Das kostet sie aber nicht nur viel Zeit, sondern ist zusätzlich auch noch unnötig teuer. Verschicken Unternehmen ihre Rechnungen auf elektronischem Weg, können sie von vielen Vorteilen profitieren.

Die Vorteile im Überblick

• Einsparung von Lagerfläche (die Archivierung in Papierform wird überflüssig)
• Verfügbarkeit in allen Fachabteilungen und dadurch auch weniger Aufwand für Suche oder Anfertigen von Kopien
• Zeitersparnis (der Weg zum nächsten Briefkasten bzw. zur Post entfällt)
• Geringere Kosten für Papier, Druckertinte, Porto und Ordner
• Schnellere Zustellung an Kunden und dadurch raschere Begleichung der Rechnungskosten

Gängige Versandmöglichkeiten

Da seit Mitte 2011 der bis dato geltende Zwang einer elektronischen Signatur entfällt, der zu hohen EDV-Kosten geführt hat, können sich Unternehmen frei entscheiden, welche Versandform sie für ihre elektronischen Rechnungen bevorzugen:

1. E-Mail: Der Rechnungsversand via E-Mail ist steuerlich möglich. Sowohl E-Mail als auch Rechnungsdokument müssen jedoch archiviert werden. Da einfache E-Mails aber keine Datensicherheit im Sinne des Datenschutzgesetztes gewährleisten, sollte eine DE-Mail verwendet werden.

2. Fax: Eine elektronische Rechnung kann alternativ von Computer-Fax zu Computer-Fax versendet werden. Wird sie jedoch von Standard-Telefax an Standard-Telefax oder von Computer-Telefax zu Standard-Telefax übermittelt, so gilt sie als Papierrechnung.

3. EDI-Verfahren: EDI (Electronic Data Interchange) ist ein System, das zur sicheren, elektronischen Datenübermittlung verwendet wird.Es ermöglicht einen direkten Datenaustausch zwischen den Beteiligten. Die Anlagen zur Datenverarbeitung müssen vorab von beiden Seiten abgestimmt

4. ZUGFeRD-Verfahren: Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) bestehen Rechnungen aus einer PDF-Datei und einer elektronischen XML-Datei. Die Hybridrechnung kann via E-Mail verschickt und das PDF optional ausgedruckt werden, während die XML-Datei in das Rechnungswesen eingespielt werden kann.

5. Elektronische Signatur: Hierbei wird neben dem Dokument ein Übertragungscode versandt, um zu garantieren, dass der Absender echt und der Inhalt unversehrt ist. Grundsätzlich eignet sich diese Methode für Massenverfahren.

Das müssen Unternehmen außerdem beachten

Nutzen Unternehmen elektronische Rechnungen, entstehen ihnen dadurch in der Regel keine Nachteile. Trotzdem gibt es einige Punkte, die sie beachten müssen, damit das Finanzamt die Dokumente als korrekt ausgestellt anerkennt:

• Als Rechnungsmedium muss ein gängiges EDV-Format gewählt werden, damit die Rechnung lesbar ist.
• Im Sinne des 14 UStG müssen Rechnungen alle darin festgelegten, gesetzlichen Bestandteile enthalten.
• Unternehmen müssen gewährleisten, dass sich Leistung und Rechnung entsprechen bzw. dass zwischen beiden ein Bezug vorhanden ist. Dafür müssen sie ein innerbetriebliches Kontrollverfahren entwickeln.
• Es muss sichergestellt werden, dass ein Rechnungsdokument echt ist und dass sein Inhalt unversehrt ist.
• Elektronische Rechnungen müssen über mindestens 10 Jahre archiviert werden und während des gesamten Zeitraums lesbar sein.

Um sicherzustellen, dass all diese Kriterien erfüllt sind, können Unternehmen auf eine spezielle Software zur Auftragsbearbeitung zurückgreifen, (hier zu finden). Mit dem Programm können elektronische Rechnungen mit wenigen Klicks schnell, einfach und fehlerfrei erstellt werden.

Grundsätzlich kann es für ein Unternehmen nur Vorteile haben, elektronische Rechnungen zu nutzen. Neben Zeit können sie dadurch auch viele Kosten sparen. Expertenmeinungen zufolge können Firmen ihre Kosten für Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung um bis zu 20 Prozent reduzieren, wenn sie ein elektronisches Format nutzen.